5 Tips voor een succesvolle ERP-implementatie

U heeft zopas uw nieuw ERP-systeem gekozen, maar staat nu voor de volgende uitdaging: de ERP-implementatie. Net zoals de ERP-selectie, staat ook deze fase bol van de uitdagingen, moeilijke keuzes en mogelijke valkuilen. Om organisaties doorheen deze fase te loodsen, bestaan er vele boeken, artikels en online fora. Maar… bij horsum houden we het graag overzichtelijk. Daarom schotelen we u in deze bijdrage enkele tips voor waarmee u aan de slag kan.

Tip 1: stel een projectleider aan

Het is belangrijk dat iedereen vanaf het startschot dezelfde taal spreekt en eenzelfde planning voor ogen heeft. Want, wanneer niet iedereen op dezelfde golflengte zit, ontstaan moeilijkheden.

Om dit te voorkomen, is een projectmanager aanstellen wenselijk. Deze persoon moet het overzicht houden en zorgen dat de verschillende partijen samenwerken. De projectleider is de bemiddelaar, is beschikbaar doorheen het volledige traject en is de “go-to” persoon bij vragen, of zet de juiste mensen samen bij vragen over de inrichting van bedrijfsprocessen, data of rapporteringswensen.

Tip 2: combineer top-down en bottom-up

Top-down of bottom-up?  Wat is nu dé ideale aanpak? Combinatie is hier de boodschap. Te veel “top-down” kan zorgen voor een ERP-implementatie die geen voeling heeft met de organisatie. Te veel “bottom-up” verhoogt het risico op een reeks individuele ERP-implementaties, afgestemd op elk departement of land.

Kiezen is verliezen en daarom combineren wij beide aanpakken. Vooraf kunnen verantwoordelijken aangesteld worden met een duidelijke omschrijving van beslissingsmacht. Bij vragen over de inrichting van het nieuwe ERP-systeem kunnen de aangestelde medewerkers beslissen tot op een zeker niveau. Dit ontlast het management en verhoogt de “buy-in” van uw medewerkers.

Kortom, de combinatie van top-down én bottom-up, zorgt voor een implementatie waar een gemeenschappelijke visie achter schuilt en verhoogt de betrokkenheid doorheen uw organisatie.

Tip 3: vermijd de “As-Was” situatie

Organisaties die vooraf niet grondig hun bedrijfsprocessen herzien, riskeren om een “as-was” situatie te implementeren. Hierbij bootsen ze de historische situatie na in een nieuw ERP-systeem.

Indien u de bedrijfsprocessen en rapporteringsnoden in een vorige fase duidelijk omschreven zijn, hebt u hier een stapje voor. Indien u dit nog niet heeft gedaan, raden we aan om hier even stil te staan. Definieer vooraf wat u verlangt van het nieuwe ERP-systeem en hoe deze uw organisatie moet ondersteunen.  

Wij helpen organisaties hierbij. Door met een frisse kijk naar uw organisatie te kijken, kennis van best-practices, aandacht voor lean en interne controles, definiëren we samen met uw medewerkers de toekomstige bedrijfsprocessen en rapporten van uw organisatie.

Zo laten wat de as-was situatie voor wat ze was en focussen we op de to-be situatie.

Tip 4: neem een kijkje onder het topje van de ijsberg

Focus op de ERP-functionaliteiten eerst en pas later op de visuele vormgeving van het ERP-systeem. Vermijd dat uw medewerkers eerst nadenken over “deze knop moet daar” of “grafiek X moet in die kleur”.

Zorg eerst dat de achterliggende functionaliteiten correct ingericht worden en verhoog nadien de gebruikerservaring door de schermen optimaal in te richten.

Tip 5: zoek ervaring

Vaak is een ERP-implementatie een activiteit die u en/of uw medewerkers maar één of twee keer doorlopen. Daarom is het belangrijk om een partij te zoeken met ervaring. Een partij die al meermaals doorheen dit proces gewandeld is en uw organisatie op sleeptouw kan nemen.

De laatste tip die we u dan ook willen meegeven is om een ervaren consultant onder de arm te nemen. Als organisatie kan u zich richten op de inhoudelijke deliverables, terwijl wij zorgen dat de juiste zaken op het juiste moment gebeuren.

Kortom, wij geven de koers aan, u staat aan het roer.

Bent u op zoek naar een ervaren partij die u stapsgewijs ondersteunt bij het voorbereiden en selecteren van een ERP-systeem? Wilt u dat deze partij een goed evenwicht bewaart tussen luisteren en praten en niet bang is om een duik te nemen onder het topje van de ijsberg?  Of heeft u andere vragen omtrent IT-implementaties en de weg hiernaartoe? Aarzel dan niet ons te contacteren. Tot binnenkort!

Stan Jeanty - 9 februari 2018