Trap niet in deze valkuilen tijdens uw ERP-implementatie

INTRO

Bent u op zoek naar een nieuw ERP-systeem of is uw ERP-systeem toe aan een upgrade? In beide gevallen zit je al snel in een implementatietraject waar tal van zaken verkeerd kunnen lopen.  

Hieronder lijsten we een aantal van de meest voorkomende valkuilen op tijdens een implementatietraject en hoe je die het best kan vermijden. 

VALKUILEN TIJDENS EEN ERP IMPLEMENTATIE

Onderschatten van de tijd die datacleansing en -migratie in beslag neemt 

Een nieuwe implementatie of een upgrade is de uitgelezen kans om uw masterdata terug op orde te krijgen. Als u uw huidige masterdata gewoon kopieert naar het nieuw systeem, eindigt u met dezelfde datakwaliteit als voorheen. 

Datamigratie en –cleansing is één van de meest arbeidsintensieve zaken tijdens een implementatietraject. Dit wordt zeer vaak onderschat. Begin tijdig met al uw data in kaart te brengen en vervolgens stap voor stap te verifiëren en migreren naar de testomgeving van het nieuwe systeem. 

De IT-leverancier heeft onvoldoende begrip van uw bedrijfsprocessen 

Kies niet zomaar voor de eerste de beste IT-leverancier in een bepaalde technologie of in uw regio. Het is van groot belang dat u voor een partij kiest die reeds implementaties heeft gerealiseerd bij bedrijven met gelijkaardige processen als uw bedrijf. Hierdoor werkt u met consultants met kennis van zaken en spaart u onnodige extra uitleg uit. 

Daarnaast richten sommige IT-leveranciers zich op een specifieke niche, bijvoorbeeld de installatie- en servicebedrijven of productie in de voeding. Deze IT-leveranciers beschikken dikwijls ook over eigen uitbreidingen (add-ons) op het ERP-systeem om out of the box aan de speciale noden van uw bedrijf te kunnen voldoen. 

Scope creep, onnodig uitbreiden van de projectscope 

Bij aanvang van de implementatie is er een vastgelegde scope afgesproken voor een vastgelegd budget. Het is de bedoeling dat zowel de scope, de timing van het project als het budget niet of zo weinig mogelijk afwijken van de afspraken. Hanteer dus telkens het principe van “stick to the plan” en wijk enkel af van scope indien een bepaalde aanpassing echt kritisch is voor uw bedrijf. 

User Acceptance Testing (UAT) verloopt oppervlakkig 

Tijdens de UAT-testen is het de bedoeling dat alle key users binnen uw bedrijf hun processen binnen het nieuwe systeem door en door testen. Het doel van de UAT-testen is om te kunnen aantonen dat het systeem alsook uw medewerkers klaar zijn voor de go-live. 

Vaak testen key users te oppervlakkig en te snel waardoor belangrijke details verloren gaan. Stel per domein en per key user testscenario’s op met alle mogelijke flows die in uw bedrijf voorkomen. Op deze manier heeft u controle over de voortgang van het testen en garandeert u dat alle processen getest zullen zijn. 

Onderschatten van de extra workload tijdens een ERP-implementatie 

Het is van belang dat u en de key users tijdens de implementatie niet enkel de workshops meevolgen, maar daarna ook tijd vrijmaken om jullie “huiswerk” maken. Volgende zaken dienen namelijk continu te gebeuren: 

• Zelf testen en proberen wat er in de workshop werd uitgelegd door de consultants 
• Voorbereiden en opschonen van data i.f.v. de datamigratie 
• Conclusies van de workshop nalezen en eventuele feedback voor de volgende sessie voorbereiden 

Als vuistregel hanteren we hier dat u voor elk uur dat een consultant werkt aan het nieuwe systeem, uw team er in totaliteit 2 uur moet presteren. 

Onvoldoende bewust zijn van de change bij de medewerkers 

Tenslotte dient u er zich ook bewust van te zijn dat een nieuw systeem en vernieuwde bedrijfsprocessen een grote impact hebben op uw medewerkers. Zorg dat u een team samenstelt dat 100% achter het nieuwe systeem staat en dit ook zo overbrengt naar de collega’s. 

Als medewerkers weerstand vertonen tegenover het nieuwe systeem, luister dan naar hun bezorgdheden en probeer hiervoor met een oplossing te komen. 

Hulp nodig bij uw ERP-implementatie? Contacteer ons!